ক্রয় আদেশ অ্যাকাউন্টিং এবং ব্যবসায়িক কার্যকলাপের দৈনন্দিন ব্যবস্থাপনার জন্য একটি উপযুক্ত শব্দ। একটি ক্রয় আদেশ হল একটি সরবরাহকারীর কাছে একটি লিখিত অনুরোধ যা কিছু আইটেম কেনার অভিপ্রায়ে এবং ক্রেতা এবং বিক্রেতার মধ্যে ইতিমধ্যেই সম্মত মূল্যে।
এটা কি তথ্য অন্তর্ভুক্ত?
ক্রয়ের অনুরোধটি অর্থপ্রদান এবং বিতরণের শর্তাবলী নির্দেশ করে, তাই এটি সরবরাহকারীর কাছে আইটেমগুলি সরবরাহ করার এবং সরবরাহকারীর একটি সংশ্লিষ্ট চালান উপস্থাপনের জন্য একটি অনুমোদন। এটি অবশ্যই মনে রাখতে হবে যে একটি কোম্পানির দ্বারা কেনা সমস্ত আইটেম ক্রয় আদেশের সাথে থাকতে হবে, যা তাদের ব্যবহারের উপর নিয়ন্ত্রণ প্রদানের জন্য ক্রমিকভাবে সংখ্যাযুক্ত।
ক্রয় আদেশগুলি সাধারণত আসল এবং অনুলিপিতে জারি করা হয়, আসলটি সরবরাহকারীর কাছে পাঠানো হয় এবং অনুলিপিগুলি অ্যাকাউন্টিং বিভাগের জন্য প্রদেয় অ্যাকাউন্টে রেকর্ড করার জন্য নির্ধারিত হয় (কোম্পানীর ক্রয় বিভাগের জন্য একটি তৃতীয় কপিও থাকতে পারে)।
নিম্নলিখিত বিভাগগুলি ক্রয় আদেশে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে:
- ক্রয় অর্ডার নম্বর।
- প্রদানকারীর নাম এবং ঠিকানা।
- অর্ডার দেওয়ার তারিখ এবং প্রয়োজনীয় ডেলিভারির তারিখ।
- বিতরণ এবং অর্থপ্রদানের শর্তাবলী।
- অর্ডারকৃত আইটেমগুলির পরিমাণ এবং তাদের কোড নম্বর সহ তাদের বিবরণ।
- মূল্য সম্পর্কে, প্রতিটি ইউনিটের মূল্য এবং মোট ক্রয় মূল্য নির্দেশিত হয়, সেইসাথে শিপিং খরচ, যদি প্রযোজ্য হয়।
- সবশেষে, ক্রয় অর্ডারে অবশ্যই দায়ী ব্যক্তির অনুমোদিত স্বাক্ষর উল্লেখ করতে হবে।
ক্রয় আদেশ উদ্দেশ্য
উপরের বিস্তারিত তথ্যটি ক্রয়কৃত আইটেমগুলির উপর একটি সুনির্দিষ্ট নিয়ন্ত্রণ রাখার উদ্দেশ্যে করা হয়েছে, যেহেতু এইভাবে একটি কোম্পানি তার ক্রয় কার্যক্রমের একটি অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড রাখতে পারে।
অন্যদিকে, আমাদের অবশ্যই ভুলে যাওয়া উচিত নয় যে যখন একজন ক্লায়েন্ট একটি ক্রয় আদেশ ইস্যু করেন, তখন তিনি একজন সরবরাহকারীর উপর তার যে বিশ্বাস আছে তা নিশ্চিত ও আনুষ্ঠানিক করে থাকেন।
গ্রাহকের দ্বারা জারি করা ক্রয় আদেশ বিক্রয় প্রক্রিয়ার আরও একটি ধাপ, যেহেতু বিক্রয় এখনও নিশ্চিতভাবে উত্পাদিত হয়নি। এই অর্থে, ক্রয় আদেশটি বোঝায় যে কোম্পানির পদ্ধতিগুলি অবশ্যই ভালভাবে সংজ্ঞায়িত এবং সংগঠিত হতে হবে। একটি ক্রয় আদেশ ইস্যু করার আগে, গ্রাহককে অবশ্যই তার কোম্পানিতে নিবন্ধন করার প্রক্রিয়াটি সঠিকভাবে জানতে হবে এবং বিক্রেতাকে অবশ্যই নথিতে তথ্য নিশ্চিত করতে হবে।
ছবি: iStock - BernardaSv
