এটি সেই নথিতে অফিসের মেয়াদের সাথে মনোনীত করা হয়, যা সাধারণত দূতাবাস, মন্ত্রণালয়, পৌরসভা, স্কুল এবং সরকারী অফিসগুলি অন্যদের মধ্যে ব্যবহার করে এবং যার উদ্দেশ্য হল বিধান, আদেশ, প্রতিবেদন, পরামর্শের যোগাযোগ এবং অন্যদিকে, কার্যকর করা। চুক্তি, আমন্ত্রণ, অভিনন্দন, সহযোগিতা এবং কৃতজ্ঞতা সম্পর্কিত পদ্ধতিগুলি সম্পাদন করুন, সবচেয়ে পুনরাবৃত্তের মধ্যে। অন্য কথায়, সংজ্ঞা থেকে দেখা যায়, পাবলিক সেক্টরের অনুরোধে একটি বাণিজ্য যোগাযোগের অন্যতম আনুষ্ঠানিক মাধ্যম হয়ে ওঠে।.
বিদ্যমান দুই ধরনের অফিস, একাধিক অফিস এবং ট্রান্সক্রিপশন অফিস.
মাল্টিপল হল সেই ডকুমেন্ট যা ব্যবহার করা হয় যখন একই বিষয় বা বিষয় একাধিক প্রাপককে সম্বোধন করা হয় এবং সেই কারণে যে প্রতিষ্ঠান বা সংস্থাগুলি এটি পাঠায় তারা একই নম্বর এবং প্রাপককে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য একটি স্থান ফাঁকা রাখে। নির্দেশিত হয়। একইভাবে, এই তথ্যগুলি ডকুমেন্টেশন প্রক্রিয়াটিকে প্রবাহিত করতে পরিবেশন করবে। সাধারণত, একাধিক অফিসে, আদেশ, নির্দেশ, সুপারিশ, পরামর্শ এবং অন্যান্য তথ্য একযোগে বিভিন্ন দফতর এবং অফিসে যোগাযোগ করা হয়, অধস্তনদের বা বসদের মধ্যে নির্দেশিত হয় যারা একই স্তরের অনুক্রম বজায় রাখে। এই ধরনের ট্রেডের ক্ষেত্রে দুটি জিনিস মনে রাখতে হবে তা হল যে সমস্ত কপি বিতরণের জন্য ট্রেড নম্বর একই হবে এবং ডিস্ট্রিবিউশন শব্দটি অবশ্যই এতে উপস্থিত হবে।
এবং ট্রান্সক্রিপশনের যেটি, এটির নাম অনুসারে, সেই অফিস যেটি মূল অফিসের বিষয়বস্তু যেমন আছে তেমন ট্রান্সক্রিপশন নিয়ে কাজ করে। সমস্ত অনুচ্ছেদ অবশ্যই মূল অনুচ্ছেদ হিসাবে এবং উদ্ধৃতি চিহ্ন ব্যবহার করে প্রতিলিপি করা উচিত। এই ধরনের নথির মাধ্যমে, সাধারণত, রেজুলেশন, সার্কুলার, নির্দেশাবলী বা মূল অফিস সম্পর্কিত অন্যান্য তথ্য প্রচার করা হয়। পূর্বের ক্ষেত্রে যেমন, এই ধরনের অফিসের প্রাপকরা অধস্তন বা কর্তৃপক্ষ যারা একই স্তরবিন্যাস স্তরে রয়েছেন।
অফিস তৈরির অংশগুলির মধ্যে রয়েছে: লেটারহেড, বছরের নাম, স্থান এবং তারিখ যেখান থেকে এটি লেখা হয়েছে, সংশ্লিষ্ট সংখ্যা, প্রাপক, বিষয়, বিষয় শব্দটি বড় অক্ষরে লেখা এবং এর বিষয়বস্তুর একটি ছোট সারাংশ নির্দেশ করে, রেফারেন্স, পাঠ্যের মূল অংশ যেখানে যোগাযোগের কারণ ঘোষণা করা হবে, একটি সৌহার্দ্যপূর্ণ বিদায়, স্বাক্ষর এবং পোস্ট-স্বাক্ষর, আদ্যক্ষর, সংযুক্তি এবং বিতরণ।
অন্যদিকে এবং একটি ধর্মীয় প্রেক্ষাপটে, ক্যাথলিক চার্চের ল্যাটিন আচারের আনুষ্ঠানিক প্রার্থনার সেটকে গণের বাইরে এবং ক্যানোনিকাল ঘন্টার চারপাশে উচ্চারিত করা হয় তাকে জনপ্রিয়ভাবে একটি অফিস বলা হয়।
এবং পরিশেষে, আরেকটি ব্যবহার যে টার্ম দেওয়া হয় পেশার প্রতিশব্দ হিসাবে, যেহেতু এইভাবে এটি প্রযুক্তিগত শিক্ষার সেটকে মনোনীত করে যা কিছু ক্রিয়াকলাপে একজন ব্যক্তির পরবর্তী কার্য সম্পাদনের অনুমতি দেয়, উদাহরণস্বরূপ, ছুতার কাজ, অন্যদের মধ্যে.
